Mencatat pembukuan penjualan adalah langkah penting dalam menjalankan bisnis Anda. Ini membantu Anda melacak pendapatan, memenuhi kewajiban perpajakan, dan membuat analisis keuangan yang berguna. Berikut langkah-langkah mudah mencatat pembukuan penjualan:
- Membuat Invoice (Faktur Penjualan):
- Setiap kali Anda menjual produk atau jasa, buat faktur penjualan. Faktur ini mencantumkan rincian transaksi, seperti tanggal penjualan, nama pelanggan, alamat, deskripsi produk/jasa, harga, jumlah, dan jumlah total.
- Nomor faktur harus unik, dan Anda harus menyimpan salinan faktur ini sebagai bukti transaksi.
- Merekam Penjualan Harian:
- Setiap hari, catat semua penjualan yang Anda lakukan (pembukuan penjualan). Anda dapat menggunakan buku catatan fisik atau perangkat lunak akuntansi, seperti Excel atau aplikasi akuntansi online.
- Tulis atau masukkan informasi dari setiap faktur penjualan, termasuk jumlah penjualan kotor (sebelum pajak) dan jumlah penjualan bersih (setelah pajak).
- Mengelompokkan Penjualan Berdasarkan Jenis dan Metode Pembayaran:
- Kategorikan penjualan berdasarkan jenis produk atau jasa yang Anda jual. Ini membantu Anda memahami kontribusi penjualan dari setiap aset bisnis Anda.
- Juga, catat jenis metode pembayaran yang digunakan oleh pelanggan (tunai, kartu kredit, transfer bank, dll).
- Pemungutan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) atau Pajak Penjualan:
- Jika Anda wajib mengenakan PPN, pastikan untuk menghitung dan mencatat PPN yang dikumpulkan pada setiap transaksi penjualan.
- Simpan catatan terpisah untuk PPN yang dikumpulkan, karena nantinya Anda harus melaporkannya kepada pemerintah.
- Menyimpan Salinan Bukti Transaksi:
- Simpan faktur penjualan, bukti transfer bank, atau penerimaan transaksi sebagai bukti yang mendukung catatan penjualan Anda. Ini sangat penting untuk audit dan pencatatan ulang jika diperlukan.
- Lakukan Rekonsiliasi Bulanan:
- Setiap bulan, selaraskan catatan penjualan Anda dengan laporan bank Anda. Pastikan bahwa semua pendapatan tercatat dengan benar.
- Lakukan koreksi jika ditemukan kesalahan atau perbedaan antara catatan penjualan dan rekening bank.
- Persiapkan Laporan Keuangan:
- Buat laporan keuangan bulanan yang mencakup rincian penjualan, PPN yang dikumpulkan (jika berlaku), dan pendapatan bersih.
- Laporan ini dapat membantu Anda melacak kinerja keuangan bisnis Anda dan memastikan Anda memenuhi kewajiban perpajakan.
- Simpan Catatan Selama Waktu yang Ditentukan:
- Simpan catatan penjualan Anda selama periode yang ditentukan oleh hukum perpajakan, biasanya beberapa tahun.
Manfaat Pembukuan Penjualan bagi Usaha Kecil dan Menengah
Mencatat pembukuan penjualan mungkin terdengar seperti pekerjaan administratif yang membosankan. Namun, bagi pelaku usaha kecil dan menengah (UMKM), pembukuan bukan sekadar catatan angka—melainkan fondasi utama untuk mengelola bisnis secara profesional dan berkelanjutan termasuk pembukuan penjualan. Berikut ini beberapa manfaat penting yang bisa kamu rasakan jika disiplin melakukan pencatatan penjualan setiap hari.
1. Mengetahui Kondisi Keuangan Sebenarnya
Dengan pembukuan yang rapi, kamu bisa melihat apakah bisnis sedang untung, rugi, atau hanya impas. Banyak pelaku usaha merasa bisnisnya lancar karena kas selalu berputar, padahal jika dihitung dengan benar, margin keuntungannya sangat tipis. Melalui laporan penjualan yang konsisten, kamu bisa mengetahui pendapatan bersih, biaya operasional, serta tren penjualan dari waktu ke waktu. Informasi ini sangat penting untuk mengambil keputusan bisnis yang lebih tepat.
2. Menghindari Kesalahan dan Kebocoran Uang
Tanpa pembukuan, sulit melacak ke mana uang masuk dan keluar setiap hari. Misalnya, ada penjualan tunai yang tidak tercatat atau biaya kecil yang sering terlupakan, lama-lama bisa menggerus keuntungan. Dengan pencatatan teratur—baik menggunakan buku kas manual maupun aplikasi digital—setiap transaksi akan terekam dengan jelas. Hasilnya, kamu bisa menemukan potensi kebocoran lebih cepat dan menjaga arus kas tetap sehat.
3. Membantu Mengatur Strategi Penjualan
Data dari pembukuan bisa menunjukkan produk atau layanan mana yang paling laris dan mana yang jarang dibeli. Dengan begitu, kamu bisa menyesuaikan stok, harga, atau strategi promosi untuk meningkatkan omzet. Misalnya, jika data menunjukkan minuman kopi varian tertentu paling banyak dibeli di akhir pekan, kamu bisa membuat promo khusus di hari-hari tersebut untuk menarik pelanggan baru.
4. Mempermudah Pengajuan Pinjaman dan Investor
Bank atau calon investor tidak hanya melihat ide bisnis, tetapi juga bukti performa keuangan. Pembukuan penjualan yang lengkap menunjukkan bahwa kamu mengelola bisnis secara serius dan transparan. Ketika kamu memiliki laporan penjualan, laba rugi, dan arus kas yang jelas, peluangmu untuk mendapatkan pendanaan tambahan akan jauh lebih besar.
5. Menjadi Dasar Perhitungan Pajak dan Laporan Keuangan
Manfaat lainnya adalah mempermudah perhitungan pajak usaha. Dengan pencatatan penjualan yang terstruktur, kamu tidak perlu repot mencari nota atau faktur saat masa pelaporan tiba. Semua data sudah tersusun rapi, tinggal dijumlahkan sesuai periode yang diinginkan. Selain itu, pembukuan yang baik juga memudahkan pembuatan laporan keuangan sederhana seperti laporan laba rugi dan neraca.
6. Membantu Perencanaan Pertumbuhan Usaha
Dari data penjualan, kamu bisa memperkirakan pertumbuhan usaha di masa depan. Apakah omzet naik stabil setiap bulan? Apakah margin keuntungan cukup untuk ekspansi? Pembukuan yang konsisten memberi gambaran jelas tentang potensi bisnis kamu, sekaligus membantu menentukan kapan saat terbaik untuk menambah karyawan, membuka cabang baru, atau menambah modal.
Dengan mencatat pembukuan penjualan dengan baik, Anda dapat memastikan bahwa bisnis Anda berjalan dengan lancar, memenuhi kewajiban perpajakan, dan membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data keuangan yang akurat. Jika mungkin, pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak akuntansi atau layanan akuntansi profesional untuk mengelola pembukuan dengan lebih efisien. Kalau kamu tertarik untuk menghitung profit usaha, kamu bisa menggunakan Kalkulator Profit Usaha Gratis.